Rutyna – wróg profesjonalizmu. Jak przygotować się do spotkania z nowym klientem?

W codziennej pracy doświadczonego doradcy podatkowego, księgowego czy adwokata podatkowego rutyna jest zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. Z jednej strony pozwala działać sprawnie i efektywnie, z drugiej – przy permanentnym natłoku bieżących spraw, deadline’ów i „gaszenia pożarów” u obecnych klientów, bardzo łatwo wejść w tryb autopilota.

Efekt? Spotkanie z nowym potencjalnym klientem sprowadza się czasem do pobieżnej rozmowy „o co chodzi” i szybkiego podania zakresu usług z ceną. To jeden z najczęstszych powodów późniejszych problemów: niedopasowanych oczekiwań, niespodziewanych ryzyk, niejasnych zakresów odpowiedzialności i – w ostatecznym rozrachunku – relacji, która kończy się szybciej niż się rozpoczęła.

Dlatego przygotowaliśmy praktyczną, „kancelaryjną” listę pytań, którą warto zadać nowemu klientowi już na pierwszym spotkaniu – jeszcze przed podpisaniem umowy. Lista jest ułożona w logicznej kolejności, dokładnie tak, jak robią to najlepsze biura i kancelarie podczas profesjonalnego onboardingu.

Profesjonalny onboarding klienta – lista pytań przed podpisaniem umowy

Poniższa lista pozwala zbudować kompletny obraz sytuacji klienta, zidentyfikować kluczowe ryzyka oraz realnie ocenić, czy dany klient pasuje do standardów i specjalizacji Twojej kancelarii/biura.

PAMIĘTAJ:

Nie musisz zadawać wszystkich pytań na jednym spotkaniu. Priorytetowo traktuj sekcje 1–4 (podstawy działalności i podatki) oraz 6 (ryzyka) – to minimum do oceny klienta. Pozostałe sekcje możesz uzupełnić w kolejnych etapach onboardingu.

1. Informacje podstawowe o działalności

• Jaka jest forma prawna działalności (JDG, sp. z o.o., S.A., spółka cywilna itp.)?
• Od kiedy prowadzona jest działalność?
• Jaki jest główny przedmiot działalności (PKD)?
• Czy działalność jest sezonowa czy całoroczna?
• Ilu pracowników / współpracowników firma zatrudnia?
• Czy planowane są zmiany formy prawnej w najbliższym roku?

2. Model biznesowy i źródła przychodów

• Skąd pochodzą główne przychody (sprzedaż usług, towarów, online, eksport)?
• Czy klient działa B2B, B2C czy mieszanie?
• Czy są kontrahenci zagraniczni? Jeśli tak – z jakich krajów?
• Jak wygląda średnia liczba faktur sprzedaży miesięcznie?
• Jakie są główne koszty działalności?

3. Aktualny stan księgowości

• Czy księgowość była prowadzona wcześniej? Jeśli tak – przez kogo?
• W jakim systemie są prowadzone księgi (program księgowy, Excel, biuro rachunkowe)?
• Czy istnieje zaległość w księgach lub brak dokumentów?
• Czy były jakiekolwiek korekty lub błędy w poprzednich rozliczeniach?
• Czy klient posiada uporządkowaną dokumentację (papierową / elektroniczną)?

4. Podatki i rozliczenia

• Na jakiej formie opodatkowania działa firma (skala, liniowy, ryczałt, CIT)?
• Czy VAT jest czynnym podatnikiem? Od kiedy?
• Czy występują transakcje wewnątrzwspólnotowe (VAT UE, WDT/WNT)?
• Czy firma rozlicza zaliczki miesięczne czy kwartalne?
• Czy były zaległości podatkowe lub układy z US/ZUS?
• Czy firma korzystała z ulg (IP Box, ulga B+R, estoński CIT)?

5. ZUS i zatrudnienie

• Ilu pracowników jest zatrudnionych i na jakich umowach?
• Czy firma korzysta z zewnętrznych zleceniobiorców?
• Czy były kontrole ZUS?
• Czy występują zaległości wobec ZUS?
• Kto obecnie obsługuje kadry i płace?

6. Ryzyka podatkowe i prawne

• Czy w firmie toczą się kontrole US, ZUS, PIP lub inne?
• Czy były spory podatkowe lub decyzje administracyjne?
• Czy firma działa w branży podwyższonego ryzyka (np. import, handel międzynarodowy, e-commerce, paliwa, IT z IP)?
• Czy występują nietypowe transakcje (gotówka, pożyczki wspólników, cesje wierzytelności)?

7. Struktura właścicielska i powiązania

• Kto jest właścicielem firmy i w jakich udziałach?
• Czy są powiązane spółki lub działalności?
• Czy firma udziela lub otrzymuje pożyczki od właścicieli lub innych podmiotów?
• Czy istnieją transakcje z podmiotami powiązanymi?

8. Obowiązki sprawozdawcze i raportowanie

• Czy firma składa sprawozdania finansowe (KRS)?
• Czy występuje obowiązek audytu?
• Czy klient potrzebuje raportów zarządczych / controllingowych?
• Jak często oczekiwane są raporty (miesięczne, kwartalne)?

9. Systemy, dokumenty i obieg informacji

• W jakiej formie przekazywane są dokumenty (papier, e-mail, system online)?
• Czy firma korzysta z systemów sprzedażowych / ERP?
• Kto odpowiada za wystawianie faktur?
• Jak wygląda obieg dokumentów kosztowych?
• Czy firma wystawia lub otrzymuje faktury w ramach KSeF? Czy jest gotowa na obowiązkowy KSeF?
• Czy klient jest gotowy na pełną digitalizację księgowości?

10. Oczekiwania wobec kancelarii

• Jakiego zakresu usług oczekuje klient (księgowość, podatki, prawo, kadry)?
• Czy potrzebne jest stałe doradztwo, czy tylko rozliczenia?
• Jak szybko klient oczekuje odpowiedzi na zapytania?
• Czy potrzebne jest wsparcie w optymalizacji podatkowej?
• Czy klient oczekuje reprezentacji przed US/ZUS/sądami?

11. Formalności i compliance (KYC/AML)

• Czy klient wyraża zgodę na weryfikację tożsamości i danych firmy?
• Czy firma ma beneficjentów rzeczywistych zgłoszonych do CRBR?
• Czy środki finansowe pochodzą z legalnych źródeł (AML)?
• Czy klient działa w branży regulowanej?

12. Warunki współpracy

• Jakie są oczekiwania co do modelu rozliczeń (abonament, stawka godzinowa)?
• Czy klient akceptuje terminy dostarczania dokumentów?
• Czy umowa ma obejmować odpowiedzialność za zaległości historyczne?
• Od kiedy ma rozpocząć się współpraca?

Podsumowanie

Tak przygotowana lista pozwala nie tylko zebrać kluczowe informacje, ale też pokazać klientowi, że pracujesz w sposób uporządkowany i profesjonalny. Już na pierwszym spotkaniu budujesz wizerunek eksperta, który myśli perspektywicznie i nie boi się trudnych pytań.

PAMIĘTAJ:

Dobre pierwsze spotkanie to nie rozmowa „o co chodzi” – to ustrukturyzowana diagnoza, która chroni zarówno klienta, jak i Twoją kancelarię.