KSeF – kluczowe elementy współpracy biura rachunkowego z klientem

Wprowadzenie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur stanowi jedną z największych zmian w obszarze fakturowania i prowadzenia ksiąg rachunkowych w ostatnich latach. System centralizuje wystawianie i obieg faktur ustrukturyzowanych, co wymusza redefinicję procesów zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Szczególnego znaczenia nabiera precyzyjne określenie zakresu obowiązków, podziału odpowiedzialności oraz zasad komunikacji na linii biuro–klient.

Na podstawie doświadczeń zdobytych w Zespole Doradztwa Podatkowego Jacek Czernecki Sp. z o.o. warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów, które każde biuro świadczące usługi księgowe powinno uwzględnić przy zawieraniu lub aneksowaniu umów z klientami korzystającymi z KSeF.

Profil typowego klienta w modelu współpracy z biurem

Najczęściej spotykanym klientem jest ten, który:

• wystawia faktury sprzedażowe samodzielnie za pośrednictwem własnego oprogramowania zintegrowanego z KSeF lub bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów,
• oczekuje od biura pobrania zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych w celu ich prawidłowego zaksięgowania,
• pragnie zachować kontrolę nad swoim kontem w KSeF, w tym możliwość bieżącego podglądu i wystawiania dokumentów.

Takie zasady pozwalają klientowi na zachowanie autonomii w zakresie fakturowania przy jednoczesnym przekazaniu biuru rutynowych czynności księgowych. Ogranicza on również odpowiedzialność za wystawione faktury i nie przerzuca tego obowiązku na biuro.

Zakres czynności biura rachunkowego

W obszarze faktur sprzedażowych biuro zazwyczaj ogranicza się do pobierania wystawionych przez klienta dokumentów z systemu KSeF i ich ewidencjonowania w ramach prowadzonych ksiąg oraz rozliczeń VAT.

Znacznie bardziej zróżnicowany jest proces obsługi faktur zakupowych. W praktyce stosuje się dwa podstawowe warianty:

• Wariant z aktywnym udziałem klienta – przedsiębiorca samodzielnie pobiera faktury zakupowe z KSeF, dokonuje ich wstępnej weryfikacji merytorycznej (potwierdzenie, że dokument został wystawiony dla niego i dotyczy działalności gospodarczej), a następnie przekazuje je do biura w celu zaksięgowania.
• Wariant z większym zaangażowaniem biura – biuro pobiera faktury zakupowe, przygotowuje zestawienie dokumentów i przekazuje je klientowi do akceptacji. Dopiero po uzyskaniu potwierdzenia lub zgłoszeniu ewentualnych uwag dokumenty są księgowane.

Niezależnie od wybranego wariantu, kluczowe jest ustalenie jasnych procedur przekazywania dokumentów i terminów akceptacji.

Podział odpowiedzialności

Odpowiedzialność za treść merytoryczną faktur (dane kontrahenta, stawki VAT, kwoty, kwalifikację kosztową) spoczywa zawsze na podatniku, czyli kliencie. Biuro rachunkowe odpowiada natomiast za techniczną poprawność pobrania dokumentów z KSeF oraz prawidłowe ich ujęcie w ewidencji księgowej i podatkowej zgodnie z przekazanymi informacjami.

Klient ma obowiązek niezwłocznego informowania biura o wszelkich wątpliwościach lub błędach w fakturach zakupowych – zarówno tych pobranych samodzielnie, jak i przez biuro. Brak terminowej weryfikacji i akceptacji może skutkować opóźnieniami w rozliczeniach lub koniecznością korygowania ksiąg.

Upoważnienia i uwierzytelnianie dostępu do KSeF

Warunkiem efektywnej współpracy jest prawidłowe nadanie biuru rachunkowemu uprawnień do KSeF. Klient (posiadający uprawnienia właścicielskie) może nadać dostęp:

• bezpośrednio biuru jako podmiotowi (wskazując NIP biura),
• konkretnym pracownikom biura.

Dostęp biura odbywa się zwykle za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (z numerem NIP biura) lub tokena/certyfikatu.

Zaleca się, aby zakres nadawanych uprawnień był precyzyjnie określony w umowie lub aneksie – szczególnie w zakresie pobierania faktur, bez nadawania niepotrzebnych uprawnień do wystawiania faktur w imieniu klienta (o ile nie wynika to z odrębnych ustaleń).

Koszty obsługi KSeF

Pobieranie i przetwarzanie dużej liczby faktur z centralnego systemu generuje po stronie biura dodatkowe koszty technologiczne i operacyjne (integracje, automatyzacja, zwiększona praca manualna przy weryfikacji). Dlatego standardowym rozwiązaniem jest doliczanie do miesięcznego wynagrodzenia za prowadzenie ksiąg dodatkowej opłaty za obsługę KSeF – najczęściej w formie stawki za każdą przetworzoną fakturę (sprzedażową i zakupową).

W przypadku klientów generujących bardzo duże wolumeny dokumentów lub wymagających niestandardowych procesów, warunki rozliczeń powinny być ustalane indywidualnie.

Główne obowiązki klienta

Do najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy w praktyce należy:

• samodzielne wystawianie faktur sprzedażowych w sposób zgodny z wymogami KSeF,
• udzielenie biuru odpowiednich uprawnień do pobierania faktur,
• bieżące monitorowanie faktur zakupowych w systemie,
• terminowa weryfikacja i akceptacja zestawień dokumentów przekazywanych przez biuro.

Jasne zdefiniowanie tych obowiązków już na etapie zawierania umowy znacząco zmniejsza ryzyko nieporozumień.

Podsumowanie

Ostateczne założenia współpracy powinny być zawsze dopasowane do skali działalności klienta, branży, poziomu digitalizacji oraz jego oczekiwań co do zaangażowania w proces fakturowania.

Precyzyjne określenie zasad współpracy w umowie lub aneksie KSeF pozwala uniknąć sporów, zwiększa efektywność procesów księgowych i minimalizuje ryzyko zarówno po stronie biura, jak i klienta. W dobie obowiązkowego KSeF transparentny podział ról i odpowiedzialności staje się nie tylko zaleceniem, ale praktyczną koniecznością.