KSeF w praktyce: księgowi mówią, gdzie system komplikuje zamiast upraszczać

Pierwsze tygodnie funkcjonowania Krajowy System e-Faktur przynoszą więcej pytań niż odpowiedzi. Po rozmowach z księgowymi z Zespołu Doradców Podatkowych w Krakowie ich doświadczenia i wnioski z pracy w nowym systemie są jednoznaczne – KSeF miał uporządkować obieg dokumentów, a jak na razie go komplikuje i zwiększa obciążenie operacyjne.

System, który miał uprościć – na razie komplikuje

Wdrożenie Krajowy System e-Faktur miało być jednym z najważniejszych kroków w cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. W teorii centralizacja dokumentów, automatyzacja procesów i większa kontrola nad obiegiem faktur. W praktyce jednak pierwsze doświadczenia księgowych i przedsiębiorców pokazują, że system w obecnym kształcie generuje szereg nowych wyzwań operacyjnych, które znacząco wpływają na codzienną pracę biur rachunkowych.

Brak danych, które dla księgowego były kluczowe

Jednym z najczęściej wskazywanych problemów jest brak możliwości klasyfikacji wydatków bezpośrednio na fakturze. Dotychczas przedsiębiorcy przekazywali dokumenty już wstępnie opisane jako zakup towarów, usług czy środków trwałych. W systemie KSeF takie oznaczenia nie funkcjonują. Oznacza konieczność dodatkowej analizy po stronie księgowości, więcej pracy ręcznej i większe ryzyko błędów.

Technologia nie nadąża za skalą biznesu

Problemy pojawiają się szczególnie u większych podmiotów, które wystawiają setki lub tysiące faktur miesięcznie. Samo pobranie dokumentów z systemu i ich zaimportowanie do oprogramowania księgowego bywa procesem czasochłonnym i nie zawsze w pełni zautomatyzowanym. Brak powiadomień o nowych fakturach komplikuje sytuację księgowym, bo aby sprawdzić, czy pojawiły się nowe dokumenty, każdorazowo musi się logować do systemu.

Dublowanie faktur i ryzyko błędów

Największym praktycznym problemem, na który zwracają uwagę księgowi, jest dublowanie dokumentów. Faktury trafiają bowiem do biura rachunkowego dwiema ścieżkami poprzez KSeF oraz bezpośrednio od klienta, np. e-mailem. W efekcie rośnie ryzyko podwójnego zaksięgowania tego samego dokumentu. Zwiększa to obciążenie księgowych pracą, ale także może prowadzić do realnych błędów w rozliczeniach podatkowych.

Cena cyfryzacji: więcej pracy, ryzyko błędów i wzmożona czujność

Choć KSeF wprowadza ustrukturyzowaną formę faktur, nie oznacza to automatycznej kontroli ich poprawności. Zdarzają się przypadki dokumentów zawierających błędne pozycje, które mimo to przechodzą przez system. Dodatkowym problemem są różnice groszowe wynikające z zaokrągleń oraz brak pełnych podsumowań w przypadku faktur obejmujących różne stawki VAT, co utrudnia ich prawidłowe rozliczenie. To oznacza, że odpowiedzialność za wykrycie błędów nadal spoczywa na księgowym, tyle że przy większym wolumenie danych i mniejszej przejrzystości.

Z perspektywy biur rachunkowych wdrożenie KSeF oznacza wyraźny wzrost obciążenia operacyjnego. Konieczność weryfikacji dokumentów, eliminowania duplikatów oraz bieżącej komunikacji z klientem sprawia, że początkowy etap funkcjonowania systemu jest bardziej pracochłonny niż wcześniejsze rozwiązania. Wielu księgowych podkreśla jednak, że jest to efekt przejściowy, związany z adaptacją rynku do nowego modelu.

Nie wszystko trafia do systemu

Kolejne wątpliwości budzą przypadki, w których faktury, mimo nadania numeru KSeF, kodu QR i spełnienia formalnych wymogów nie są widoczne w systemie Ministerstwa Finansów. U naszych rozmówczyń pojawiła się sytuacja, w której przedsiębiorca wystawiał korekty faktur w swoim systemie księgowym każda z nich posiadała numer KSeF, jednak dokumenty nie były widoczne w centralnym rejestrze. Takie przypadki, choć jednostkowe, podważają zaufanie do stabilności rozwiązania i zmuszają przedsiębiorców do dodatkowej weryfikacji dokumentów.

Nowe ograniczenia vs realne korzyści

Zmiana dotyka również samych przedsiębiorców. KSeF nie pozwala na wystawianie faktur z datą wsteczną, co w wielu przypadkach wymusza zmianę dotychczasowych praktyk biznesowych i większą dyscyplinę w obiegu dokumentów. Brak oznaczeń np. numerów rejestracyjnych przy zakupie paliwa powoduje, że część kosztów wymaga ręcznego przypisania, co wydłuża proces rozliczeń.

Nie brakuje jednak pozytywnych ocen. Najczęściej wskazywaną zaletą systemu jest centralizacja dokumentów. Wszystkie faktury znajdują się w jednej bazie, co ogranicza ryzyko ich zagubienia i ułatwia dostęp zarówno przedsiębiorcom, jak i księgowym. W dłuższej perspektywie może to oznaczać uproszczenie archiwizacji i większą przejrzystość rozliczeń.

Dane pod pełną kontrolą państwa

Największe kontrowersje budzi jednak nie sama funkcjonalność systemu, lecz zakres danych, które trafiają do administracji skarbowej. KSeF gromadzi szczegółowe informacje o działalności firm od struktury sprzedaży po stosowane ceny. Zdaniem części praktyków oznacza to, że Krajowa Administracja Skarbowa zyskuje narzędzie do bardzo zaawansowanej analizy działalności przedsiębiorstw. To rodzi pytania nie tylko o bezpieczeństwo danych, ale także o skalę ingerencji państwa w działalność gospodarczą.

Test dopiero przed nami

Najbliższe miesiące będą kluczowe dla oceny funkcjonowania systemu. To wtedy okaże się, czy KSeF rzeczywiście usprawni rozliczenia podatkowe, czy na stałe zwiększy poziom skomplikowania codziennej pracy księgowych i przedsiębiorców. Dodatkowo kwietniowy okres rozliczeniowy zweryfikuje także wydolność systemu przy większej skali operacji.