KSeF – wyzwania i problemy dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze firmy (do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie) są zwolnione do końca 2026 r. Od lutego 2026 r. wszystkie podmioty będą też odbierały faktury w systemie KSeF.

Szef KAS ogłosił abolicję – firmy mogą spokojnie zapoznać się z systemem. W 2026 r. brak przystąpienia do KSeF lub błędy w obsłudze systemu nie będą karane. Jednak zmiany w JPK VAT wprowadzone przez KSeF będą już od lutego objęte karami.

Przygotowania do KSeF

Przedsiębiorcy muszą wybrać sposób korzystania z KSeF: darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma) lub komercyjne programy zintegrowane z KSeF 2.0. Do pracy w systemie niezbędne jest:

• uwierzytelnienie się w systemie (profil zaufany, podpis kwalifikowany lub certyfikat KSeF),
• posiadanie odpowiednich uprawnień do pracy w KSeF.

Jednoosobowa działalność korzysta z uprawnień właścicielskich powiązanych z NIP. Po uwierzytelnieniu można też nadać uprawnienia pracownikom, biurom rachunkowym czy doradcom. W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. spółki) bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wymagane jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym.

Następnie należy wygenerować certyfikat dostępu do systemu. Alternatywnie można korzystać z profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej. Uprawnienia obejmują m.in. wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.

Warto wcześniej przetestować proces fakturowania i integrację z systemem księgowym (API, format XML, odczyt i wysyłka), dostosować regulaminy obiegu dokumentów, przeszkolić pracowników oraz zaplanować procedury awaryjne na wypadek niedostępności systemu. Trzeba też sprawdzić dostępność uprawnień w e-Urzędzie Skarbowym i śledzić aktualizacje Ministerstwa Finansów, aby korzystać z najnowszej wersji KSeF 2.0.

Na co skarżą się przedsiębiorcy

Na początku 2026 r. nie ma jeszcze gotowych wyjaśnień dotyczących stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w kontekście KSeF. Tymczasem obowiązek fakturowania w systemie obejmie także firmy bez siedziby w Polsce, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju i uczestniczą w dostawie towarów lub świadczeniu usług.

Częste zmiany w systemie (np. zmiany struktur danych jak w JPK) będą faworyzować większych dostawców oprogramowania księgowo-fakturowego. Starsi przedsiębiorcy lub osoby słabiej obeznane z technologią mogą mieć problemy z obsługą systemu i będą zmuszeni korzystać z pomocy zewnętrznej – np. zatrudnić pracownika lub zlecić zadanie firmie zewnętrznej. W praktyce wprowadzenie obowiązkowego KSeF może wykluczać „cyfrowo wykluczonych” lub mniej doświadczonych użytkowników.

Dodatkowe trudności to:

• problemy z autoryzacją (np. błędny profil podatkowy lub przeterminowane certyfikaty),
• walidacja danych kontrahentów (np. nieprawidłowy NIP),
• problemy techniczne (awarie serwerów, konieczność aktualizacji przeglądarki, czyszczenia pamięci podręcznej),
• problemy z integracją systemu z zewnętrznymi systemami (API).

W 2026 r. KSeF może prowadzić do dublowania dokumentacji i zamieszania w rozliczeniach podatkowych. Na przykład, jeśli nabywca nie pobierze faktury z systemu i nie dokona płatności, konieczne będzie przesłanie wizualizacji faktury inną drogą.