1600 klientów i jedno wyzwanie. Wdrożenie KSeF w dużej kancelarii
Rozmowa z Dariuszem Skłodowskim – doradcą podatkowym, założycielem firmy i Prezesem Zarządu Skłodowscy sp. z o.o.
TAX.PL: Jak wyglądały kulisy przygotowań Państwa kancelarii do KSeF – co okazało się największym wyzwaniem: technologia, procedury czy jednak klienci i ich gotowość do zmiany?
Dariusz Skłodowski: Przygotowania do KSeF w naszej kancelarii były bardzo wymagające – przede wszystkim dlatego, że zmiana dotyczyła nie tylko nas jako organizacji, ale także ponad 1600 naszych klientów. Zgodnie z naszym mottem „Nigdy nie będziesz sam w biznesie”, od początku skupiliśmy się na ich wsparciu.
Pierwszym krokiem była diagnoza sytuacji – skontaktowaliśmy się z klientami, aby ustalić, z jakich systemów fakturowania korzystają, jaki jest ich poziom wiedzy o KSeF oraz na jakim etapie są przygotowania. Równolegle prowadziliśmy intensywną współpracę z dostawcami oprogramowania oraz na bieżąco monitorowaliśmy zmiany w samym systemie KSeF.
Aktywnie testowaliśmy rozwiązania poprzez integrację z API, budowaliśmy procedury i przygotowywaliśmy instrukcje dla klientów. W praktyce jednak największym wyzwaniem okazała się technologia – zarówno po stronie systemów klientów, jak i samego KSeF, który dynamicznie ewoluował. Powodowało to konieczność ciągłego dostosowywania się, poprawiania wcześniej wypracowanych rozwiązań a także ponownego szkolenia klientów.
Znaczną część pracy stanowiło indywidualne wsparcie klientów – od kwestii technicznych, takich jak certyfikaty czy klucze dostępu, po praktyczne przeprowadzenie ich przez cały proces. Mimo intensywnych działań edukacyjnych, wielu przedsiębiorców nadal ma trudności z odnalezieniem się w nowym systemie.
TAX.PL: Z perspektywy pracy z klientami – które grupy przedsiębiorców są dziś najbardziej nieprzygotowane na Krajowy System e-Faktur?
Dariusz Skłodowski: Największe trudności obserwujemy wśród najmniejszych przedsiębiorców – szczególnie tych, którzy do tej pory wystawiali faktury w sposób tradycyjny, bez wykorzystania systemów informatycznych. W tej grupie znajdują się również osoby starsze, dla których wdrożenie nowych technologii stanowi istotne wyzwanie.
Z naszej praktyki wynika, że znaczna część przedsiębiorców odkładała przygotowania na ostatnią chwilę lub podchodziła do tematu w sposób reaktywny. W wielu przypadkach wynikało to z tego, że korzystali z oprogramowania, które zapewniało automatyczną lub względnie prostą integrację z KSeF, co zmniejszało presję wcześniejszego wdrożenia.
Jednocześnie należy podkreślić, że część firm – zwłaszcza tych bardziej świadomych ryzyk operacyjnych – rozpoczęła przygotowania odpowiednio wcześniej i testowała rozwiązania jeszcze przed planowanym obowiązkiem.
TAX.PL: Nie brakuje głosów o chaosie legislacyjnym i niedopracowaniu systemu – czy Państwa zdaniem KSeF to bardziej potrzebna rewolucja czy kosztowny eksperyment?
Dariusz Skłodowski: KSeF niewątpliwie wprowadza istotną zmianę jakościową w obszarze fakturowania – standaryzuje dokumenty i docelowo może usprawnić obieg informacji oraz ograniczyć nieprawidłowości podatkowe. Z tej perspektywy jest to kierunek zgodny z trendami cyfryzacji administracji podatkowej.
Nie można jednak pominąć faktu, że ciężar wdrożenia tej zmiany w dużej mierze spoczywa na przedsiębiorcach. To oni ponoszą koszty dostosowania systemów informatycznych, reorganizacji procesów oraz czasu poświęconego na szkolenia i bieżące rozwiązywanie problemów.
W obecnym kształcie KSeF jest więc jednocześnie potrzebną reformą i dużym wyzwaniem organizacyjnym. W praktyce oznacza to dla biznesu zwiększone obciążenie – zarówno finansowe, jak i operacyjne – przynajmniej w okresie przejściowym.
TAX.PL: Czy wdrożenie KSeF zmieniło rolę doradcy podatkowego w Państwa kancelarii?
Dariusz Skłodowski: Na ten moment proces wdrożenia wciąż trwa – wielu klientów jest w trakcie pierwszych logowań i testów, co sprawia, że nasza praca ma w dużej mierze charakter edukacyjny, operacyjny i interwencyjny. W dłuższej perspektywie można jednak oczekiwać, że rola doradcy będzie coraz bardziej koncentrować się na optymalizacji procesów i doradztwie strategicznym w obszarze cyfryzacji podatków.
