KSEF – nowa współpraca Klienta z Księgowym

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur weszło w decydującą fazę. Od 1 kwietnia przedsiębiorcy objęci obowiązkiem KSEF muszą wystawiać faktury sprzedażowe bezpośrednio w systemie – to kolejny, ważny krok po wcześniejszym etapie odbioru faktur zakupowych. Aby ten proces przebiegał sprawnie i bez błędów po stronie rozliczeń podatkowych, konieczna jest ścisła współpraca Klienta z Księgowymi. W tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki oraz gotową ankietę do wypełnienia przez Klienta. Pozwoli Ci to na prawidłowe zaewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych.

Podsumowując pierwszy okres od wprowadzenia obowiązkowego KSEF dla części przedsiębiorców, chcemy podzielić się kilkoma praktycznymi uwagami, które powinny usprawnić pracę księgowych przy obsłudze Klientów oraz zapewnić prawidłową rejestrację zdarzeń gospodarczych. Już od 1 lutego Klienci i ich Księgowi odbierali faktury od części kontrahentów bezpośrednio z systemu KSEF przy użyciu określonych narzędzi informatycznych i stosownego oprogramowania. Wiemy, że wielu Klientów przy wdrożeniu KSEF – na etapie rejestracji, przekazywania uprawnień, a wreszcie przy odbiorze faktur z systemu – napotkało problemy głównie natury technicznej. W wielu przypadkach niezbędna była pomoc księgowych lub współpraca z informatykiem czy twórcami oprogramowania używanego przez Klienta. Od 1 kwietnia czeka nas nowe wyzwanie – już nie tylko odbiór faktur z KSEF, ale teraz Klienci będą sami wprowadzać do systemu swoje faktury sprzedażowe. Warto przypomnieć Klientowi: do 31 marca 2026 r. faktury sprzedażowe można było wystawiać poza KSEF i w razie konieczności można z tej opcji jeszcze skorzystać.

Z uwagi na elektroniczną formę odbioru faktur z KSEF przez Księgowych, w celu właściwej weryfikacji zdarzeń gospodarczych, konieczne jest zaproszenie Klienta do aktywnej współpracy. Nie można już bazować, tak jak dotychczas, na opisach na fakturach, ponieważ faktury papierowe wychodzą z użycia, a podstawą księgowania są wyłącznie dokumenty wygenerowane w systemie KSEF.

Najbardziej realna i możliwa opcja współpracy – przynajmniej na etapie wdrożenia KSEF – polega na opisywaniu przez Klienta zestawień faktur przesyłanych przez Księgowych w Excelu, zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów. Przeanalizowanie przez Klienta zestawienia tych faktur pozwoli na właściwą ocenę jego miesięcznych przychodów (czyli sprzedaży towarów, produktów i usług), poniesionych kosztów zakupu towarów, materiałów oraz innych pozostałych kosztów, w tym również kosztów inwestycji i zakupu środków trwałych. Oczywiście Klient ma również bieżący wgląd w faktury zarówno przychodowe, jak i kosztowe, i może odpowiadać na pytania Księgowego w formie pisemnej (Ankieta lub zaznaczenie kolumn w zestawieniu Excel).

Praktyczne wskazówki dotyczące zakupów/kosztów:

Zestawienie z Excela wysłane przez Księgowych będzie zawierało wolne kolumny do oznaczenia przez Klienta. Najważniejsze i najbardziej istotne dla Księgowego jest prawidłowe oznaczenie przez Klienta poszczególnych kosztów.

1. Konieczne jest ustalenie, które faktury dokumentują zakup towarów/materiałów, a które dotyczą kosztów działalności gospodarczej. Z KSEF Księgowy otrzymuje ciąg faktur bez rozróżnienia – Klient powinien zaznaczyć przynajmniej jeden rodzaj: zakup lub koszt (Z lub K).

2. Istotne jest oznaczenie kosztów dotyczących samochodów, zwłaszcza osobowych. Należy dopilnować, aby faktury zakupu paliwa zawierały numery rejestracyjne samochodów – umożliwi to Księgowemu właściwą kwalifikację dla celów odliczenia podatku VAT (50% lub 100%). Jeżeli w firmie Klienta używane są niebędące środkami trwałymi prywatne samochody osobowe dla celów służbowych, Klient powinien zaznaczyć te wydatki, np. poprzez opis w kolumnie (PRYW) – w koszty księguje się wówczas 20% wydatków. Jeżeli na paliwo wystawiane są faktury zbiorcze, niezbędny będzie załącznik do faktury zawierający wykaz samochodów z numerami rejestracyjnymi.

3. Jeżeli wśród faktur kosztowych są faktury związane z inwestycją lub budową środków trwałych, Klient powinien oznaczyć, której inwestycji lub którego środka trwałego dana faktura dotyczy. W przypadku branży budowlanej należy również oznaczyć faktury dotyczące konkretnej budowy, jeżeli prowadzonych jest kilka budów lub świadczonych kilka odrębnych zleceń.

4. Przy działalności produkcyjnej u Podatników prowadzących pełną księgowość (księgi handlowe) Klient powinien rozróżnić koszty produkcji, zarządu i sprzedaży, o ile z Księgowym nie uzgodniono innego sposobu prezentacji tych danych, np. poprzez używane oprogramowanie.

Ważne

Z punktu widzenia podatku VAT, aby nabywca mógł zrealizować prawo do odliczenia, musi posiadać fakturę. Prawo do odliczenia VAT zrealizuje on nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres (miesiąc), w którym fakturę otrzymał. Oznacza to, że:

• samo wystawienie faktury przez sprzedawcę (np. 10 marca) nie jest wystarczające dla nabywcy do odliczenia VAT,
• kluczowy jest moment, w którym faktura zostaje udostępniona w KSEF i tym samym uznana za otrzymaną.

Należy pamiętać, że oprócz faktur z KSEF Klient powinien dostarczyć Księgowemu do księgowania inne dokumenty nieobjęte KSEF, np. dokumenty niebędące fakturami VAT w rozumieniu ustawy – takie jak noty księgowe (odsetkowe, korygujące), dowody wewnętrzne oraz bilety (lotnicze, kolejowe, autostradowe). Do końca 2026 r. wyłączone są też paragony z NIP do 450 zł.